Collaborer grâce aux espaces d'équipe

Introduction

Oodrive Work permet de créer des espaces de collaboration pouvant avoir plusieurs propriétaires, appelés espaces d'équipe. Les espaces d'équipe vous permettent d'organiser le travail collaboratif autour d'objectifs communs et facilitent la diffusion de documents auprès des collaborateurs internes et externes.

Chaque espace d’équipe dispose de son propre stockage et de sa propre corbeille. Ses membres peuvent intervenir sur les fichiers qu’il contient en fonction des droits accordés par leur rôle.

Les types d'espaces d'équipe

Il existe deux types d'espaces d'équipe :

  • Les espaces d’équipe publics

    Un espace d'équipe public est visible de l’ensemble des Utilisateurs authentifiés au service. Les propriétaires de l’espace d’équipe public l’alimentent avec des documents et d’autres contenus afin de les diffuser largement.

    Un espace public peut être Ouvert à tous en accès libre ou bien accessible Sur demande, avec approbation d'un Propriétaire.

  • Les espaces d’équipe privés

    Un espace d'équipe privé est espace de collaboration dont l’existence n’est connue que de ses propriétaires et des collaborateurs qu'ils ont invités.

Les droits des membres

Chaque membre d'un espace d'équipe se voit assigner un rôle qui défini son champ d'action sur l'espace. Ces rôles sont les suivants : Propriétaire, ContributeurInvité et Personnalisé.

Le tableau ci-dessous détaille les droits associés à chaque rôle :

Droits selon le rôle des membres

  Invité Contributeur Propriétaire Personnalisé*

COLLABORATION SUR LES FICHIERS

Consulter un document

Droits personnalisés définis par le Propriétaire

Télécharger un document

Importer un document

 

Éditer un document en local

 

Éditer un document en ligne

 

Supprimer un document

 

PARTAGES

Partages sécurisés par lien ou par e-mail

  Droits personnalisés définis par le Propriétaire

Gérer les partages

 

GESTION DU STOCKAGE

Modifier le stockage alloué

     

Restaurer depuis la corbeille

   

Supprimer depuis la corbeille

     

GESTION DES ACCÈS

Ajouter un membre

     

Supprimer un membre

     

Gérer les statuts des membres

     

Gérer les demandes d’adhésion

     

*Le Propriétaire peut choisir d'accorder des droits personnalisés sur les dossiers et sous-dossiers, autorisant ou non certaines actions pour un utilisateur spécifique.

Veuillez noter que certaines de ces actions ne peuvent pas être réalisées depuis l'application mobile Oodrive Work.

Naviguer dans les espaces d'équipe

Rechercher un espace

Depuis la page d'accueil de votre application Oodrive Work, vous accédez à l'ensemble des espaces d'équipe.

  1. Recherchez un espace à l'aide de la barre de recherche ou bien filtrez la liste des espaces à l'aide des onglets en haut de page :

    • Mes espaces : regroupe votre espace personnel ainsi que tous les espaces auxquels vous appartenez.

    • Publics : affiche tous les espaces d'équipe publics.

    Vous avez également la possibilité d'ordonner la liste des espaces en fonction du critère de votre choix, à l'aide du bouton Trier par :

    • Favoris

    • Mis en avant (affiche en priorité les espaces officiels de votre organisation)

    • Nombre de membres

    • Date de création

    • Ordre alphabétique

  2. Consultez la tuile d'un espace d'équipe afin de connaître son statut (public ou privé) ainsi que le rôle qui vous a été accordé par le ou les Propriétaires de l'espace.

    Pour rappel, les rôles se présentent comme suit :

    • Propriétaire : vous disposez de tous les droits pour gérer un espace d'équipe et y contribuer.

    • Contributeur : vous pouvez alimenter l’espace d’équipe et éditer, partager ou télécharger les éléments qu'il contient.

    • Invité : vous disposerez uniquement de droits de consultation sur les éléments de l'espace d'équipe.

    • Personnalisé : vous disposerez de droits d'accès personnalisés à chaque dossier, selon les choix du propriétaire.

      Pour plus d'informations sur les profiles de droits, consultez ce tableau récapitulatif. Pour le rôle personnalisé, veuillez vous référer à la section Personnaliser les droits d'accès des membres .

  3. Pour accéder à un espace d'équipe, cliquez sur sa tuile. Vous accédez alors à l'espace et à l'ensemble de ses fichiers.

Pour quitter un espace d'équipe et revenir à la page d'accueil, rendez-vous dans le menu latéral à gauche de l'écran et cliquez sur Retour.

Choisir l'affichage de vos espaces

Vous avez la possibilité de changer la présentation de vos espaces d'équipe selon vos préférences d'affichage.

Pour cela, cliquez sur l'icône Liste en lignes ou Liste en tuiles .

Ajouter un espace d'équipe à vos favoris

Vous avez la possibilité d'ajouter un ou plusieurs espaces d'équipe à vos favoris pour y accéder rapidement. Vos espaces d'équipe favoris sont marqués d'une étoile.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, vous accédez à l'ensemble des espaces d'équipe.

  2. Retrouvez l'espace que vous souhaitez ajouter à vos favoris à l'aide de la barre de recherche ou de la fonction de tri.

  3. Survolez la tuile de l'espace et sélectionnez l'étoile pour l'ajouter à vos favoris.

    Vous pouvez retirer un espace d'équipe de vos favoris à tout moment en désélectionnant l'étoile.

Veuillez noter

Si vous quittez un espace d'équipe enregistré comme favoris, celui-ci sera automatiquement retiré de la liste de vos favoris.

Créer et gérer un espace d'équipe

Selon la configuration effectuée par votre administrateur, vous avez la possibilité de créer et gérer un nouvel espace d'équipe. De même, si vous êtes nommé propriétaire d'un espace existant, vous serez amené à participer à sa gestion.

Créer un espace d'équipe

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur Créer un espace.

  2. Saisissez le nom de votre espace d'équipe et sa description, puis sélectionnez sa visibilité.

    Pour rappel, les options de visibilité se présentent comme suit :

    • Public - Ouvert à tous : Espace en accès libre pour les utilisateurs d'Oodrive Work, permettant de centraliser des contenus afin de les diffuser largement.

    • Public - Sur demande : Espace dont l’accès est soumis à l’autorisation des propriétaires. Vous devez ainsi inviter vos collaborateurs ou valider leurs demandes d'accès.

    • Privé : Espace dont l’existence n’est connue que de ses propriétaires et des collaborateurs qu'ils ont invités.

    Si vous le souhaitez, vous pourrez modifier la visibilité de votre espace à une date ultérieure.

  3. Cliquez sur Créer un espace.

Votre nouvel espace est créé. Vous pouvez le retrouver dans la liste de vos espaces d'équipe :

Activer/désactiver la discussion d'équipe

En tant que propriétaire de l’espace d’équipe, vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver la discussion d’équipe au sein de votre espace.

Lorsqu'elle est activée, la discussion d'équipe est ouverte à l'ensemble des membres de l'espace, et ce quel que soit leur rôle. Les nouveaux membres ont également accès à l'historique de la discussion.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe pour lequel vous souhaitez activer ou désactiver la discussion.

  2. Dans le menu latéral gauche, rendez-vous sur la tuile de présentation de l'espace et cliquez sur l’icône Éditer l'espace .

  3. Pour activer ou désactiver la fonctionnalité de Discussion, cliquez sur le curseur Visible.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez revenir à cette section à tout moment pour désactiver ou réactiver la discussion d’équipe.

Veuillez noter

Si vous désactivez la fonctionnalité de Discussion et que vous la réactivez plus tard, l'historique des messages est conservé.

Modifier le stockage alloué à un espace d'équipe

En tant que propriétaire de l’espace d’équipe, vous avez la possibilité d'ajuster le volume de stockage alloué à votre espace d'équipe, dans la limite définie par votre administrateur.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe pour lequel vous souhaitez gérer le stockage.

  2. Dans le menu latéral gauche, rendez-vous sur la tuile de présentation de l'espace et cliquez sur l’icône Éditer l'espace .

  3. Dans le champ Configurer le stockage alloué, saisissez une valeur, puis cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner l’unité de taille :

    • Méga-octet (MO)

    • Giga-octet (GO)

    • Téra-octet (TO)

  4. Cliquez sur Enregistrer pour effectuer la modification.

Vous pouvez revenir à cette section à tout moment pour réajuster le stockage de votre espace d'équipe selon vos besoins.

Modifier un espace d'équipe

Vous avez la possibilité de modifier et reconfigurer un espace d'équipe dont vous êtes propriétaire.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe que vous souhaitez modifier.

  2. Dans le menu latéral gauche, rendez-vous sur la tuile de présentation de l'espace et cliquez sur l'icône Éditer l'espace .

  3. Renommez l'espace et/ou modifiez sa description.

  4. Modifiez les modalités d'accès à votre espace en sélectionnant un nouveau statut de visibilité : Public - Ouvert à tous, Public - Sur demande, Privé.

  5. Rendez possible la Discussion en activant le paramètre Visible.

  6. Modifiez le stockage alloué à votre espace d'équipe en saisissant une valeur, puis en sélectionnant l’unité de taille :

    • Méga-octet (MO)

    • Giga-octet (GO)

    • Téra-octet (TO)

  7. Si vous souhaitez modifier l'illustration de l'espace d'équipe, sélectionnez une image parmi les options qui vous sont proposées.

  8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Gérer les membres d'un espace d'équipe

Ajouter des membres et définir leurs droits

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe dont vous souhaitez gérer les membres.

  2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Membres.

  3. Cliquez sur le bouton Ajouter des membres.

  4. A l'aide du carnet d'adresses, sélectionnez les collaborateurs internes et externes que vous souhaitez ajouter à votre espace d'équipe.

  5. Dans la liste des membres de l'espace, sélectionnez le profil de droits que vous souhaitez assigner à chaque collaborateur.

    Pour rappel, les profils de droits disponibles sont les suivants :

    • Un Propriétaire dispose de tous les droits pour gérer l'espace et y contribuer.

    • Un Contributeur peut alimenter l’espace et éditer, partager ou télécharger les éléments qu'il contient.

    • Un Invité dispose uniquement des droits de consultation et de téléchargement.

    • Un rôle Personnalisé dispose de droits d'accès personnalisés pour chaque dossier, selon les choix du Propriétaire.

      Pour plus d'informations sur les profils de droits, consultez ce tableau récapitulatif. Pour le rôle personnalisé, veuillez vous référer à la section Personnaliser les droits d'accès des membres .

    Veuillez noter

    les collaborateurs de type Partenaire (compte sans licence) ne peuvent pas être Propriétaire.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Inviter.

Validez ou rejetez une demande d'accès

Si vous êtes Propriétaire d'un espace d'équipe public en accès sur demande, il vous faudra valider ou décliner les demande d'accès émises par vos collaborateurs.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe dont vous souhaitez gérer les membres.

  2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Membres.

  3. Rendez-vous dans l'onglet Demandes en attente et effectuez l'une des actions suivantes :

    • Pour décliner une demande d'accès, cliquez sur Refuser.

    • Pour valider la demande d'un collaborateur, cliquez sur Accepter et sélectionnez le rôle que vous souhaitez lui assigner.

    Vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de l'onglet pour retrouver une demande d'accès spécifique.

Modifier le rôle des membres

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe dont vous souhaitez gérer les membres.

  2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Membres puis sur l'onglet Liste des membres.

  3. Parcourez la liste des membres de l'espace et sélectionnez le membre dont vous souhaitez modifier le rôle.

    Vous pouvez également rechercher un membre spécifique à l'aide de la barre de recherche ou bien trier la liste des membres par Nom, E-mail, ou Rôle en cliquant sur les intitulés de colonnes.

  4. Sélectionnez le nouveau rôle que vous souhaitez assigner au collaborateur.

    Pour rappel, les profils de droits disponibles sont les suivants :

    • Un Propriétaire dispose de tous les droits pour gérer l'espace et y contribuer.

    • Un Contributeur peut alimenter l’espace et éditer, partager ou télécharger les éléments qu'il contient.

    • Un Invité dispose uniquement des droits de consultation et de téléchargement.

    • Un rôle Personnalisé dispose de droits d’accès personnalisés à chaque dossier, selon les choix du Propriétaire.

      Pour plus d'informations sur les profiles de droits, consultez ce tableau récapitulatif. Pour le rôle personnalisé, veuillez vous référer à la section Personnaliser les droits d'accès des membres .

    Veuillez noter

    • Les collaborateurs de type Partenaire (compte sans licence) ne peuvent pas être Propriétaire.

    • Vous ne pouvez pas modifier le rôle d'un Propriétaire ni le retirer de l'espace.

Remarque

Vous avez la possibilité de modifier le rôle de plusieurs membres de façon simultanée. Pour cela, cochez ces membres, puis cliquez sur Modifier les rôles et sélectionnez un rôle. Ce rôle sera appliqué à l'ensemble des collaborateurs.

Personnaliser les droits d'accès des membres

En tant que Propriétaire, vous avez la possibilité de créer un rôle Personnalisé afin d’ajuster précisément les droits d'accès de vos collaborateurs sur le contenu de l'espace d'équipe. Vous pouvez ainsi définir des droits spécifiques à chaque dossier ou sous-dossier.

Vous pouvez créer un rôle personnalisé à différents moments du cycle de vie d’un membre dans l’espace d’équipe :

  • Lors de l’ajout d’un membre

  • Lors de la validation d’une demande d’ajout

  • Lors de la modification du rôle d’un membre existant

Quel que soit le parcours, la fenêtre de configuration du rôle Personnalisé est la même.

Définir les droits d’un rôle Personnalisé

  1. Depuis le menu déroulant, sélectionnez le rôle Personnalisé.

  2. L'arborescence de votre espace d'équipe s'affiche.

    Seuls les dossiers et sous-dossiers de l'espace d’équipe sont visibles. Les fichiers situés à la racine de l'espace d'équipe ne sont pas affichés dans cette fenêtre.

  3. Sélectionnez le ou les dossiers et sous-dossiers auxquels le membre doit avoir accès.

  4. Pour chaque dossier sélectionné, attribuez un droit d’accès selon vos besoins.

    Pour rappel , les droits d'accès disponibles sont les suivants :

    Droits d'accès

    Actions disponibles pour le rôle Personnalisé

    Consulter

    consulter uniquement.

    Télécharger

    consulter et télécharger.

    Éditer

    consulter, télécharger, déposer et modifier.

    Organiser

    consulter, télécharger, déposer, modifier et supprimer.

    Collaborer

    consulter, télécharger, déposer, modifier, supprimer et partager .

    Veuillez noter

    • Les éléments sélectionnés ont le droit Consulter par défaut.

    • Les dossiers enfants se voient attribuer par défaut le droit associé à leur dossier parent. Vous pouvez cependant définir un droit spécifique à chaque dossier enfant si vous le souhaitez.

    • Vous pouvez également sélectionner la racine de l'espace et y associer un droit spécifique. Dans ce cas, le membre pourra accéder à l'ensemble des dossiers et fichiers de l'espace, y compris ceux qui seront ajoutés ultérieurement.

  5. Les dossiers non sélectionnés ne seront pas visibles pour les membres avec le rôle Personnalisé. Les dossiers non visibles ont un œil barré.

Appliquer le profil personnalisé d’un membre à un autre

En tant que Propriétaire, vous avez la possibilité d'appliquer les droits personnalisés d'un membre à un autre membre du même espace afin de gérer plus facilement les droits d’accès et limiter les erreurs.

  1. Depuis le panneau de navigation de votre espace d'équipe, cliquez sur Membres et rendez-vous dans l'onglet Liste des membres.

  2. Parcourez la liste des membres de l'espace et sélectionnez le membre auquel vous souhaitez appliquer un profil personnalisé.

  3. Depuis le menu déroulant, sélectionnez le rôle Personnalisé.

    L'arborescence de votre espace d'équipe s'affiche.

  4. Cliquez sur Appliquer le rôle de… pour afficher la liste des membres ayant des droits personnalisés.

  5. Sélectionnez le membre dont vous souhaitez copier les droits d’accès.

    Sa configuration est automatiquement importée et vous pouvez l'ajuster à votre guise.

  6. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer la configuration.

Vue côté membre au rôle Personnalisé

Un membre au rôle Personnalisé dispose d’une vue adaptée du contenu de l'espace d'équipe, dépendante des droits qui lui sont attribués.

Accès restreints

  • Un membre au rôle Personnalisé n’a accès ni au résumé d’activité ni à la corbeille, afin de garantir qu’il ne puisse pas consulter des contenus pour lesquels il ne dispose pas des autorisations nécessaires.

    Cependant, il a accès à ses propres partages envoyés depuis l'espace d'équipe afin de réaliser le suivi et la gestion de ses propres partages.

  • Si un élément est partagé dans une discussion d'équipe, mais que le membre au rôle Personnalisé ne peut y accéder, cela signifie qu’il ne dispose pas des droits requis pour consulter ce contenu.

Informations affichées

  • Un bandeau d’information est affiché dans l’espace du membre, l’informant que le Propriétaire de l'espace d'équipe a restreint ses accès au contenu.

    Le membre devra contacter le Propriétaire s’il souhaite demander des accès supplémentaires.

Organisation des dossiers

  • Si un dossier enfant est mis à disposition seul, sans ses dossiers parents, alors le membre aux droits personnalisés le verra s'afficher à la racine de son arborescence. Dans le cas contraire, la structure globale est respectée.

Création et import de fichiers ou de dossiers

  • Un membre avec un rôle Personnalisé peut créer ou importer des éléments à la racine de l'espace ou dans les dossiers pour lesquels il dispose des droits nécessaires.

Exporter les droits d'accès des membres

En tant que Propriétaire, vous avez la possibilité d’exporter les droits d'accès des membres de votre espace d'équipe sous forme de fichier XLSX ou CSV afin d’avoir une vue d’ensemble claire sur les personnes qui peuvent consulter, modifier ou gérer les contenus.

Ce fichier vous permet de mieux gérer les droits d’accès des membres, d’éviter les erreurs (comme un accès trop large donné par inadvertance) et de garder le contrôle sur les informations partagées.

Ci-dessous, vous trouverez la description des colonnes présentes dans le fichier des droits d'accès :

Titre de colonne

Description

MemberUUID

Identifiant unique du membre

Lastname

Nom du membre

Firstname

Prénom du membre

Email

Adresse e-mail du membre

Role

Rôle du membre au sein de l'espace d'équipe

Access

Chemin d'accès d'un dossier de l'espace d'équipe auquel le membre a accès :

  • Le symbole / indique que le membre a accès à l'ensemble du contenu de l'espace d'équipe.

  • Un chemin d'accès complet (ex. : /Documents/Projets/2025) signifie que le membre a accès uniquement à ce dossier spécifique et à son contenu.

view

Le membre peut consulter uniquement les contenus du dossier si la case est cochée.

download

Le membre peut consulter et télécharger les contenus du dossier si la case est cochée.

edit

Le membre peut consulter, télécharger, déposer et modifier les contenus du dossier si la case est cochée.

organize

Le membre  peut consulter, télécharger, déposer, modifier et supprimer les contenus du dossier si la case est cochée.

collaborate

Le membre  peut consulter, télécharger, déposer, modifier, supprimer et partager les contenus du dossier si la case est cochée.

Veuillez noter

Un membre avec un rôle Personnalisé peut apparaître plusieurs fois dans le tableau des droits d’accès : une ligne est affichée pour chaque dossier auquel il a accès, accompagnée du droit spécifique qui lui est accordé pour ce dossier.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe dont vous souhaitez gérer les membres.

  2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Membres.

  3. Cliquez sur le bouton Exporter les accès et sélectionnez un format de fichier à télécharger (XLSX ou CSV).

    Le téléchargement se déclenchera automatiquement dans votre navigateur.

  4. Une fois le téléchargement terminé, ouvrez le fichier et enregistrez-le sur votre poste.

Supprimer des membres

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe dont vous souhaitez gérer les membres.

  2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Membres puis sur l'onglet Liste des membres.

  3. Parcourez la liste des membres de l'espace et sélectionnez le membre que vous souhaitez retirer de l'espace.

    Vous pouvez également rechercher un membre spécifique à l'aide de la barre de recherche ou bien trier la liste des membres par Nom, E-mail, ou Rôle en cliquant sur les intitulés de colonnes.

  4. Cliquez sur les trois petit points à droite du nom du collaborateur à supprimer puis cliquez sur Retirer de l'espace.

  5. Veuillez noter

    Vous ne pouvez pas modifier le rôle d'un Propriétaire ni le retirer de l'espace. Si vous souhaitez qu’un Propriétaire quitte l’espace, il devra le faire de lui-même. Vous pouvez également en faire la demande auprès de votre administrateur.

Remarque

Vous avez la possibilité de retirer plusieurs membres de façon simultanée. Pour cela, cochez ces membres, puis cliquez sur Retirer de l'espace. Les membres sélectionnés seront retirés de l'espace.

Désactiver ou supprimer un espace d'équipe

Seul un Administrateur peut désactiver ou supprimer un espace d'équipe.

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité des données, un Administrateur n'a pas la possibilité de consulter le nom ni le contenu des espaces d'équipe créés dans Oodrive Work.

Ainsi, si vous souhaitez désactiver ou supprimer un espace dont vous êtes Propriétaire, vous devrez communiquer l'identifiant unique de votre espace à l'Administrateur.

Pour récupérer l'identifiant unique de votre espace :

  1. Rendez-vous sur la page d'accueil de votre application Oodrive Work.

  2. Cliquez sur les trois petits points présents sur la tuile de l'espace d'équipe que vous souhaitez archiver ou supprimer.

  3. Cliquez sur Copier l'identifiant de l'espace.

  4. Communiquez l'identifiant de l'espace à votre Administrateur afin qu'il puisse le désactiver ou le supprimer.

Rejoindre un espace d'équipe

Selon la configuration effectuée par votre administrateur, vous pourrez consulter les espaces d'équipe publics dont vous n’êtes pas membre et les rejoindre si souhaité.

Rejoindre un espace d'équipe ouvert à tous

Certains espaces d'équipe publics sont en accès libre.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur Publics pour afficher l'ensemble des espaces d'équipe publics.

  2. Identifiez l'espace d'équipe que vous souhaitez rejoindre et cliquez sur Rejoindre.

Vous rejoignez automatiquement l'espace en tant qu'Invité. Si nécessaire, un Propriétaire de l'espace peut vous attribuer un autre rôle.

Rejoindre un espace d'équipe sur demande

Certains espaces d'équipe publics sont accessibles sur autorisation des Propriétaires. Vous devez effectuer une demande d'accès pour les rejoindre.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur Publics pour afficher l'ensemble des espaces d'équipe publics.

  2. Identifiez l'espace d'équipe que vous souhaitez rejoindre et cliquez sur Demander à rejoindre.

Vous devez maintenant attendre qu'un Propriétaire valide votre demande d'accès. Une fois votre demande validée, vous pourrez accéder à l'espace avec les droits définis pour vous par le Propriétaire.

Rejoindre un espace d'équipe privé

Un espace d'équipe privé est un espace dont l’existence n’est connue que de ses propriétaires et des collaborateurs qu'ils y ont invités. Vous ne pouvez rejoindre un espace d'équipe privé que si l'un de ses Propriétaires a choisi de vous y inviter.

Participer à la discussion d’équipe

Veuillez noter

La fonctionnalité de discussion n'est actuellement pas disponible en environnement Cloud Privé qualifié SecNumCloud.

Oodrive Work vous permet de communiquer avec vos collaborateurs grâce à la fonctionnalité de discussion. Cet outil facilite les échanges au quotidien, en vous permettant d’envoyer des messages en temps réel depuis l'application.

Accéder à une discussion d'équipe

Vous pouvez accéder à une discussion d'équipe :

  • Depuis un espace d'équipe en cliquant sur le menu Discussion.

  • Depuis la page d'accueil en cliquant sur l'icône Discussions , puis sur l'onglet Espaces.

    Si vous souhaitez retrouver une discussion spécifique, saisissez le nom de l'espace d'équipe dans la barre de recherche.

Notifications de discussion

Si vous avez autorisé votre navigateur à vous envoyer des notifications de la part d'Oodrive, vous êtes prévenu lorsque vous recevez un message. Si vous n'avez pas autorisé les notifications, vous pouvez le faire ultérieurement en vous rendant dans les paramètres de notification de votre navigateur.

Pour activer les notifications via navigateur :

Navigateur

Procédure

Chrome

Rendez vous dans : Personnaliser et contrôler Google Chrome > Paramètres > Confidentialité et sécurité > Paramètres des sites.

Sous Autorisations, cliquez sur Notifications et rendez vous dans la section Comportements personnalisés.

En face de Autorisés à envoyer des notifications, cliquez sur Ajouter puis renseigner "https://sharing.oodrive.com". Cliquez sur Ajouter pour valider.

Edge

Rendez vous dans : Paramètres et plus > Paramètres > Confidentialité, recherche et services > Autorisation des sites > Toutes les autorisations > Notifications.

Sous Comportements personnalisés > Autoriser pour envoyer des notifications, cliquez sur Ajouter un site, renseignez "https://sharing.oodrive.com" et cliquez sur Ajouter.

Firefox

Rendez-vous dans : Ouvrir le menu de l'application > Paramètres > Vie privée sécurité > Permissions.

En face de Notifications, cliquez sur Paramètres. Trouvez la ligne "https://sharing.oodrive.com" et sélectionnez l'état Autoriser à l'aide de la liste déroulante.

De plus, une pastille bleue s'affiche sur l’icône Chat pour indiquer des messages non lus. Lorsque vous êtes mentionné dans une conversation, la pastille devient rouge et le symbole @ s'affiche sur la tuile de la discussion concernée :

Réception d'un nouveau message

Réception d'un nouveau message avec mention

Discuter dans un espace d’équipe

Lorsqu'elle est activée au sein d'un espace d'équipe, la fonctionnalité Discussion vous permet de discuter avec l'ensemble de ses membres. Au fil de vos discussions, vous pourrez :

  • Insérer des émoticônes dans vos messages

  • Supprimer un message

  • Mentionner d’autres membres

  • Répondre à un message

  • Réagir à un message

  • Modifier un message envoyé

  • Partager des documents dans la discussion d'équipe

Envoyer un message

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe dans lequel vous souhaitez discuter.

  2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Discussion.

  3. Saisissez votre message.

    Insérer des émoticônes : cliquez sur l’icône , puis sélectionnez l’émoticône de votre choix.

    Coller une image depuis le presse-papiers : copiez une image de votre choix et collez-la dans le champs de texte. Votre image doit peser moins de 5Mo et être au format PNG, JPEG, GIF ou WEBP.

    Mentionner un collaborateur : saisissez @ et sélectionnez un collaborateur dans la liste qui s'affiche. Vous pouvez également vous adresser à l’ensemble des membres en sélectionnant @Tout le monde.

  4. Une fois que votre message est prêt, cliquez sur ou appuyez sur la touche Entrée.

Modifier un message envoyé

Vous avez la possibilité de modifier un message envoyé.

  1. Survolez votre message et cliquez sur l’icône  Modifier.

  2. Éditez votre message, puis validez en cliquant sur l’icône  Modifier.

  3. Pour abandonner vos modifications, cliquez sur l’icône  Annuler puis sur Supprimer.

Une mention "modifié" apparaît sur les messages qui ont été édités.

Supprimer un message

Chaque membre a la possibilité de supprimer ses propres messages. Si vous êtes propriétaire de l'espace d'équipe, vous pouvez également modérer la discussion en supprimant les messages d'autres membres si cela est nécessaire.

  1. Survolez le message et cliquez sur l’icône Supprimer.

  2. Confirmez sa suppression en cliquant de nouveau sur Supprimer.

Réagir à un message

  1. Survolez le message et cliquez sur l’icône Réagir.

  2. Dans la bulle qui apparaît, sélectionnez une émoticône.

Répondre à un message

  1. Survolez le message et cliquez sur l’icône  Répondre.

  2. Saisissez votre réponse et cliquez sur ou appuyez sur la touche Entrée.

Partager un fichier dans la discussion d’équipe

  1. Depuis l'arborescence de votre espace d’équipe, sélectionnez le ou les fichier(s) que vous souhaitez partager.

  2. Cliquez sur le bouton Partager en haut de la page et sélectionnez Dans la discussion.

  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message au partage.

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.

Le fichier est ajouté à la discussion d'équipe. Vos collègues pourront alors voir l'emplacement du fichier en cliquant sur Accéder ou bien directement ouvrir le document en double-cliquant sur son intitulé.

Recevoir un résumé d'activité

Vous avez la possibilité de souscrire à un rapport d’activité pour chaque espace d'équipe auquel vous participez, et ce quel que soit votre rôle au sein de celui-ci (Invité, Membre ou Propriétaire).

Vous pourrez ainsi suivre les activités en temps réel et vous tenir informé des dernières actions effectuées par vos collaborateurs, améliorant ainsi la transparence dans la gestion de vos projets.

  1. Depuis la page d'accueil de votre application Work, cliquez sur l'espace d'équipe pour lequel vous souhaitez recevoir un résumé d'activité.

  2. Dans le menu latéral gauche, rendez-vous sur la tuile de présentation de l'espace et cliquez sur l'icône Gérer mon résumé d'activité .

  3. Activez l'option, puis sélectionnez la fréquence d'envoi du rapport à l'aide de la liste déroulante :

    • Immédiatement

    • Chaque heure

    • Chaque jour

    • Chaque semaine

    • Chaque mois

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Le résumé d'activité vous sera envoyé par e-mail à la fréquence que vous avez choisie.

Vous pouvez revenir à tout moment dans le menu Gérer mon résumé d'activité pour désactiver le rapport d'activité ou modifier sa fréquence.

Gérer les documents d'un espace d'équipe

Chaque membre d'un espace peut intervenir sur les fichiers qu'il contient en fonction des droits accordés par son profil (Propriétaire, Membre ou Invité).

En tant que Propriétaire ou Membre d'un espace d'équipe, vous avez la possibilité d'interagir avec les documents de l'espace comme vous le feriez dans votre espace personnel Mon espace. En tant qu'Invité, vous disposerez uniquement du droit de consultation et de téléchargement.

Pour plus d'informations, veuillez consulter les ressources suivantes :

Quitter un espace d'équipe

Vous pouvez quitter un espace d'équipe à tout moment.

Depuis la page d'accueil de votre application Oodrive Work, cliquez sur les trois petits points présents sur la tuile de l'espace d'équipe que vous souhaitez quitter et sélectionnez Quitter l'espace.

Attention

Si vous êtes le dernier Propriétaire d'un espace, vous ne pourrez pas le quitter avant d'avoir défini un nouveau Propriétaire.