Gérer les partages existants

Vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer un partage à tout moment. Vous trouverez ci-dessous la liste des actions que vous pouvez effectuer pour gérer vos partages existants :

• Désactivation/réactivation d'un partage

• Modification des destinataires et de leurs droits de partage

• Modification des options de partage (date de fin, options de sécurité, message du courrier électronique...)

• Renvoi automatique du lien d'accès à un partage

• Suppression d'un partage

Modifier vos partages

Modifier un partage individuellement

Modifier les destinataires et les options du partage

1. Depuis le panneau de navigation, accédez aux partages envoyés :

   • Depuis Mon espace : cliquez sur Gestion des partages > Partages envoyés.

   • Depuis un espace d'équipe : cliquez sur Gérer les partages envoyés.

   

   Vous visionnez l’ensemble des partages effectués sur votre espace personel ou d'équipe.

   Dans Mon espace, cela inclut les repartages effectués par vos collaborateurs de dossiers ou fichiers dont vous êtes propriétaire.

2. Servez-vous des filtres au-dessus des partages pour trouver un partage spécifique.

   

3. Cliquez sur le partage à modifier pour consulter ses détails.

4. Cliquez sur le bouton Modifier.

5. Pour actualiser le partage, cliquez sur Valider.

   Attention

   Vous ne pouvez pas modifier les repartages effectués par vos collaborateurs, mais vous pouvez les désactiver ou les supprimer.

Désactiver ou réactiver le partage

Un partage désactivé n'est plus accessible par les destinataires, mais pourra être réactivé et remis à disposition de vos collaborateurs à une date ultérieure.

1. Depuis le panneau de navigation, accédez aux partages envoyés :

   • Depuis Mon espace : cliquez sur Gestion des partages > Partages envoyés.

   • Depuis un espace d'équipe : cliquez sur Gérer les partages envoyés.

2. Sélectionnez le partage à modifier, puis cliquez sur son curseur d’activation dans le panneau de droite.

   	Lorsque le curseur est grisé, le partage est inactif
   	Lorsque le curseur est bleu, le partage est actif

Modifier des partages en masse

Vous avez la possibilité d'effectuer différents types d'actions sur vos partages de manière massive et simultanée.

Vous pouvez ainsi effectuer les actions suivantes de façon simultanée sur plusieurs partages :

• Modifier la date de fin du partage

• Désactiver ou réactiver le partage

• Supprimer le partage

Un partage peut-être considéré comme invalide pour les raisons suivantes :

• Il s'adresse à destinataire qui n'existe plus (supprimé)

• Il contient un élément partagé qui n'existe plus (supprimé)

• Il a été configuré avec des permissions qui ont été restreintes par l'administrateur de l'espace de travail

Ainsi, si votre sélection comporte à la fois des partages valides et invalides, les actions de modification de la date de fin ou du statut s'appliqueront uniquement aux partages valides, tandis que la suppression s'appliquera à l'ensemble de la sélection.

1. Connectez-vous à votre espace de travail et accédez à votre application de collaboration.

2. Depuis le panneau de navigation, accédez aux partages envoyés :

   • Depuis Mon espace : cliquez sur Gestion des partages > Partages envoyés.

   • Depuis un espace d'équipe : cliquez sur Gérer les partages envoyés.

3. Sélectionnez les partages que vous souhaitez modifier.

4. Modifiez les partages sélectionnés.

   • Pour modifier la date de fin : dans le volet à droite de votre écran, cliquez sur Modifier les partages valides, renseignez la nouvelle date de fin de partage, puis cliquez sur Modifier.

   • Pour activer/désactiver des partages : dans le volet à droite de votre écran, utilisez le curseur à droite de Partages valides pour modifier le statut de vos partages.

     • Pour désactiver une sélection de partages actifs, cliquez sur le curseur puis sur Désactiver.

     • Pour activer une sélection de partages inactifs, cliquez sur le curseur et renseignez une nouvelle date de fin de partage avant de cliquez sur Modifier et réactiver.

     • Pour modifier le statut actif/inactif d'une sélection mixte, cliquez sur le curseur Plusieurs statuts. Ensuite, sélectionnez l'action à effectuer sur l'ensemble des partages et validez votre choix.

   • Pour supprimer les partages : dans le volet à droite de votre écran, cliquez sur Supprimer tous les partages puis Supprimer.

Modifier les droits d'accès individuellement

Gérer les droits d'accès par destinataire

Vous avez la possibilité de consulter rapidement les détails de l’ensemble des destinataires de vos partages collaboratif depuis l'onglet Gérer par destinataires. Retrouvez un destinataire particulier à l’aide des filtres mis à votre disposition. À partir de cette rubrique, vous pouvez également modifier les droits d’accès d’un destinataire à l’un ou plusieurs de vos partages.

1. Connectez-vous à votre espace de travail et accédez à votre application de collaboration.

2. Rendez-vous dans la rubrique Mon espace.

3. Dans le panneau de navigation situé sur le côté gauche de la page, cliquez sur la rubrique Gestion des partages > Accès collaboratifs, puis rendez-vous dans l'onglet Gérer par destinataires.

   

4. Depuis l'onglet Gérer par destinataires, triez l’affichage de vos destinataires en cliquant sur les titres des colonnes :

   • Nom

   • Type de destinataire (contact ou groupe)

   • Société

   • Accès (nombre de dossiers partagés collaborativement avec le destinataire)

   Servez-vous de la barre de recherche et des filtres pour rechercher un destinataire particulier.

5. Cliquez sur le destinataire pour lequel vous souhaitez modifier les droits d’accès.

6. Modifiez les droits attribués au destinataire pour un ou plusieurs partages collaboratifs.

   • Pour modifier les droits attribués au destinataire pour un partage spécifique, cliquez sur le droit dans la colonne de droite, puis sélectionnez le droit d’accès que vous voulez attribuer au destinataire pour ce partage spécifique.

   • Pour modifier les droits attribués au destinataire pour tous les dossiers collaboratifs que vous avez partagés avec ce dernier, dirigez-vous vers la première ligne avec l’intitulé Tous les dossiers collaboratifs et sélectionnez le droit à attribuer au destinataire pour l’ensemble des dossiers collaboratifs auxquels il a accès.

   Remarque

   En cas d’erreur, il est possible d’annuler vos modifications en cliquant sur le bouton qui s’affiche à droite du droit d’accès modifié.

7. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer en bas de la page puis sur Confirmer.

Modifier les droits d’accès en masse

Vous avez la possibilité de gérer les droits d’accès à vos partages collaboratifs en masse depuis la section Gestion des partages > Accès collaboratifs > Exporter et importer de votre application.

La gestion des droits d’accès en masse se fait via un export sous forme de fichier Excel ou CSV. Ce fichier permet de récupérer et mettre à jour de manière massive les droits d’accès des destinataires associés à vos partages collaboratifs. Une fois les modifications effectuées, il faudra importer le fichier mis à jour à votre espace de travail pour actualiser les partages collaboratifs. 

Étape 1 : Exporter le fichier des droits d'accès

1. Connectez-vous à votre espace de travail et accédez à votre application de collaboration.

2. Rendez-vous dans Mon espace.

3. Dans le panneau de navigation situé sur le côté gauche de la page, sélectionnez la rubrique Gestion des partages > Accès collaboratifs, puis rendez-vous dans l'onglet Exporter et Importer.

4. Dans la section Exporter les accès existants sur vos dossiers collaboratifs, cliquez sur le bouton Exporter et sélectionnez un format de fichier à télécharger (XLSX ou CSV).

   

   Le téléchargement se déclenchera automatiquement dans votre navigateur.

5. Une fois le téléchargement terminé, ouvrez le fichier et enregistrez-le sur votre poste.

Étape 2 : Modifier les droits d’accès 

1. Ouvrez le fichier d’export téléchargé sur votre poste.

2. Parcourez le fichier et cherchez le destinataire du partage collaboratif dont vous souhaitez modifier les droits d’accès en regardant la colonne recipient.

3. Une fois que vous avez trouvé le destinataire concerné, cherchez le partage collaboratif cible en regardant la colonne path.

4. Modifiez les droits d’accès de l’utilisateur.

   • Pour accorder un autre droit d’accès à l’utilisateur : déplacez le « X » vers la colonne qui correspond au droit d’accès que vous souhaitez lui attribuer :

     • view pour consulter

     • download pour consulter et télécharger

     • edit pour consulter, télécharger, déposer et modifier

     • organize pour consulter, télécharger, déposer, modifier et supprimer

     • collaborate pour consulter, télécharger, déposer, modifier, supprimer         et partager.

       Une seule case doit être choisie et cochée avec « X » entre les droits proposés, car ceux-ci sont classés par ordre croissant des droits accordés. Plus le « X » sera déplacé vers la droite, plus l’utilisateur aura de droits et inversement.

   • Pour retirer un utilisateur d’un partage collaboratif : enlevez le « X » uniquement de la colonne canAccessShare.

   • Pour ajouter un utilisateur à un partage collaboratif : il faudrait que l’utilisateur fasse déjà partie d'un partage collaboratif existant. Si cela est le cas, vous pouvez récupérer son recipientUUID ainsi que les informations nécessaires pour ajouter et compléter une ligne dans le fichier.

5. Répétez les étapes 2, 3 et 4 jusqu’à ce que vous ayez terminé.

   

6. Une fois les modifications effectuées, enregistrez le fichier sur votre poste.

Étape 3 : Importer le fichier des droits d’accès

1. Dans rubrique Gestion des partages > Accès collaboratifs > Exporter et importer, cliquez sur le bouton Importer en bas de la page.

2. Dans la fenêtre qui apparaît, glissez-déposez le fichier ou cliquez sur Parcourir mes fichiers pour sélectionner le fichier des droits d’accès modifié et sauvegardé sur votre poste.

   

3. Cliquez sur Valider et appliquer pour actualiser vos dossiers collaboratifs.

   Remarque

   Un message d'erreur peut apparaître lors de l'import, notamment si votre fichier contient des droits d'accès qui ont été retirés de votre espace de travail par votre administrateur.

   Aucune modification ne sera prise en compte si votre fichier contient des erreurs lors de l’import, et un message vous indiquera la position et le caractère des erreurs pour vous aider à terminer votre import avec succès.

Renvoyer un lien d'accès

Si un ou plusieurs de vos collaborateurs ont perdu leur lien d'accès à un partage, par exemple en supprimant l'e-mail qui le contenait, vous pouvez leur renvoyer sans avoir à recréer un nouveau partage.

1. Depuis le panneau de navigation, accédez aux partages envoyés :

   • Depuis Mon espace : cliquez sur Gestion des partages > Partages envoyés.

   • Depuis un espace d'équipe : cliquez sur Gérer les partages envoyés.

2. Sélectionnez le partage dont les accès ont été perdus.

3. S'il s'agit d'un partage collaboratif ou par e-mail, cliquez sur Renvoyer l'invitation dans le panneau à droite. L'e-mail de partage sera renvoyé à tous les destinataires.

4. S'il s'agit d'un partage par lien, cliquez sur Copier le lien et communiquez le à votre destinataire par le biais de votre choix.

Supprimer un partage

Toute suppression d'un partage envoyé est définitive. Si vous souhaitez bloquer temporairement l'accès à un partage, préférez la désactivation.

Pour supprimer un partage :

1. Depuis le panneau de navigation, accédez aux partages envoyés :

   • Depuis Mon espace : cliquez sur Gestion des partages > Partages envoyés.

   • Depuis un espace d'équipe : cliquez sur Gérer les partages envoyés.

2. Sélectionnez le partage à supprimer.

3. Depuis l’onglet Détails du panneau à droite, cliquez sur le bouton Supprimer.

4. Pour supprimer le partage définitivement, cliquez de nouveau sur Supprimer.