Créer un nouveau partage

Présentation des types de partages

Oodrive Work_share vous permet de partager vos documents et dossiers sensibles en toute sécurité avec des collaborateurs internes comme externes.

Il existe deux catégories de partages :

  • Les partages non authentifiés :

    Cette catégorie englobe les partages par e-mail, les boîtes de dépôt et les partages par lien. Ces types de partage vous permettent de transférer ou de collecter des fichiers sans que vos collaborateurs n'aient besoin de se connecter à l'espace de travail.

  • Les partages authentifiés :

    Cette catégorie concerne les partages collaboratifs, qui consistent à mettre un dossier à disposition de vos collaborateurs afin de travailler ensemble sur un projet commun. Ce type de partage permet une gestion précise des droits accordés à chaque individu et nécessite ainsi que les destinataires s'authentifient sur l'espace de travail.

Les types de partages auxquels vous aurez accès dépendent de la configuration effectuée par l'administrateur de votre espace de travail.

Créer un partage par lien

Partagez vos fichiers grâce à un lien hypertexte.

  1. Parcourez votre arborescence et sélectionnez le ou les élément(s) que vous souhaitez partager.

  2. Cliquez sur le bouton Partager en haut de la page et sélectionnez Créer un lien.

  3. Si vous le souhaitez, renseignez le titre du partage, puis modifiez les options de partage selon vos préférences :

    ☑ Date de fin de partage

    ☑ Alerte de fin de partage

    ☑ Mot de passe

    ☑ Recevoir un résumé d’activité

    ☑ Ajouter un filigrane

  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer le lien.

  5. Cliquez sur Copier le lien, puis transmettez le lien de partage à vos destinataires par le biais de votre choix.

Munis de ce lien, vos destinataires pourront accéder au partage avec la possibilité de consulter et de télécharger les éléments qu'il contient.

Créer un partage par e-mail

Partagez vos fichiers à l'aide d'un lien hypertexte intégré dans un e-mail.

  1. Parcourez votre arborescence et sélectionnez le ou les élément(s) que vous souhaitez partager.

  2. Cliquez sur le bouton Partager en haut de la page et sélectionnez par e-mail.

  3. Dans le menu de création du partage, ajoutez un ou plusieurs destinataires en recherchant un contact ou en saisissant une nouvelle adresse e-mail.

    Astuce

    Cliquez sur pour sélectionner les destinataires directement dans votre carnet d’adresse.

  4. Sélectionnez les droits de partage que vous souhaitez attribuer à vos destinataires puis cliquer sur Suivant.

  5. Si vous le souhaitez, renseignez l’objet et le message du courrier électronique.

  6. Modifiez les options de partage selon vos préférences :

    ☑ Date de fin de partage

    ☑ Alerte de fin de partage

    ☑ Mot de passe et/ou OTP

    ☑ Ajouter un filigrane

    ☑ Supprimer les fichiers à la fin du partage

    ☑ Limite du nombre de téléchargements

    ☑ Recevoir un résumé d’activité

    ☑ Rendre les destinataires visibles entre eux

    Veuillez noter : les options de sécurité disponibles ainsi que la possibilité de les modifier dépendent de la configuration effectuée par l'administrateur de votre espace.

  7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Partager.

Vos destinataires recevront un e-mail leur permettant d'accéder au partage. Selon les droits que vous avez choisi de leur accorder, ils pourront télécharger ou seulement consulter les éléments partagés.

Créer un partage collaboratif

Partagez vos fichiers et dossiers avec des collaborateurs de votre espace de travail et choisissez les droits d'accès à attribuer à chacun d'eux.

  1. Créez un nouveau dossier en cliquant sur Créer, puis Créer un dossier.

  2. Ajoutez tous les éléments que vous voulez partager au nouveau dossier.

  3. Sélectionnez le dossier.

  4. Cliquez sur le bouton Partager, puis sélectionnez Partage collaboratif.

  5. Dans la fiche de création du partage, ajoutez un ou plusieurs destinataires à l’aide du carnet d’adresses.

    Remarque

    Pour vous aider, une coche bleue indique quels collaborateurs peuvent être ajoutés à un partage collaboratif.

  6. Sélectionnez les droits de partage que vous souhaitez attribuer à vos destinataires.

    Dans le cadre d’un partage collaboratif, vous pouvez configurer ces droits pour l’ensemble des destinataires ou individuellement.

  7. Si vous le souhaitez, renseignez l’objet et le message du courrier électronique qui préviendra les destinataires du nouveau partage collaboratif.

  8. Cliquez sur Suivant puis modifiez les options de partage selon vos préférences.

    ☑ Date de fin de partage

    ☑ Alerte de fin de partage

    ☑ Ajouter un filigrane

    ☑ M'envoyer un résumé d’activité

    ☑ Envoyer un résumé d’activité aux destinataires

    ☑ Destinataires visibles entre eux

  9. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Partager.

Créer une boîte de dépôt

La boîte de dépôt est un type de partage permettant aux destinataires de déposer des fichiers dans votre espace Oodrive Work.

Par défaut, un destinataire d'une boîte de dépôt peut :

  • Déposer des documents

  • Télécharger et consulter les documents qu'il a lui-même déposés ainsi que ceux déposés par l'émetteur du partage

Un destinataire ne peut pas voir ce que les autres destinataires ont déposé à moins que l'émetteur du partage ne choisisse de rendre les fichiers visibles entre destinataires.

Créer une nouvelle boîte de dépôt

  1. Créez un nouveau dossier en cliquant sur Créer, puis Créer une boîte de dépôt.

  2. Renseignez le nom de votre boîte de dépôt et cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez un ou plusieurs destinataires depuis le carnet d’adresses et cliquez sur Ajouter.

    Vous avez la possibilité de créer un nouveau contact en cliquant sur Créer un contact et en remplissant le formulaire.

  4. Si vous le souhaitez, renseignez l’objet et le message du courrier électronique qui préviendra les destinataires de la création d'une nouvelle boite de dépôt.

  5. Modifiez les options de partage selon vos préférences.

    ☑ Date de fin de partage

    ☑ Mot de passe et/ou OTP

    ☑ M'envoyer un résumé d’activité

    ☑ Destinataires visibles entre eux

    ☑ Fichiers visibles entre destinataires

    Veuillez noter

    les options de sécurité disponibles ainsi que la possibilité de les modifier dépendent de la configuration effectuée par l'administrateur de votre espace.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

Vos destinataires recevront un e-mail contenant un lien leur permettant d’accéder à la boîte de dépôt.

Transformer un dossier en boîte de dépôt

  1. Parcourez votre arborescence et sélectionnez le dossier que vous souhaitez transformer en boîte de dépôt.

  2. Cliquez sur le bouton Partager en haut de la page et sélectionnez Transformer une boîte de dépôt.

  3. Dans le menu de création du partage, ajoutez un ou plusieurs destinataires à l'aide du carnet d'adresses et cliquez sur Ajouter.

    Astuce

    Vous avez la possibilité de créer un nouveau contact en cliquant sur Créer un contact et en remplissant le formulaire.

  4. Si vous le souhaitez, renseignez l’objet et le message du courrier électronique qui préviendra les destinataires de la création d'une nouvelle boite de dépôt.

  5. Modifiez les options de partage selon vos préférences.

    ☑ Date de fin de partage

    ☑ Mot de passe et/ou OTP

    ☑ M'envoyer un résumé d’activité

    ☑ Destinataires visibles entre eux

    ☑ Fichiers visibles entre destinataires

    Veuillez noter

    les options de sécurité disponibles ainsi que la possibilité de les modifier dépendent de la configuration effectuée par l'administrateur de votre espace.

  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

Vos destinataires recevront un e-mail contenant un lien leur permettant d’accéder à la boîte de dépôt.

Effectuer un partage rapide

Le partage rapide vous permet de partager rapidement des éléments présents sur votre poste, sans les avoir préalablement importés sur votre espace Oodrive Work.

Partage rapide par lien

  1. Dans le panneau de navigation, cliquez sur le bouton Partage rapide.

  2. Depuis l’explorateur de fichiers de votre poste, sélectionnez les fichiers et dossiers à partager, puis faites un glisser-déposer vers la fenêtre de partage rapide.

    Astuce

    Cliquez sur Ajouter depuis l’application pour sélectionner des fichiers de votre espace de travail.

  3. Sélectionnez Partager par lien et modifiez les options de partage selon vos préférences.

  4. Cliquez sur le bouton Partager par lien.

  5. Cliquez sur Copier le lien, puis transmettez le lien de partage à vos destinataires par le biais de votre choix.

Partage rapide par e-mail

  1. Dans le panneau de navigation, cliquez sur le bouton Partage rapide.

  2. Depuis l’explorateur de fichiers de votre poste, sélectionnez les fichiers et dossiers à partager, puis faites un glisser-déposer vers la fenêtre de partage rapide.

    Astuce

    Cliquez sur Ajouter depuis l’application pour sélectionner des fichiers de votre espace de travail.

  3. Sélectionnez Partager par e-mail.

  4. Sous Envoyer à, ajoutez un ou plusieurs destinataires en recherchant un contact ou en saisissant une nouvelle adresse e-mail.

    Astuce

    Cliquez sur pour sélectionner les destinataires directement dans votre carnet d’adresse ou pour créer un contact à la volée à l'aide du bouton Créer un contact.

  5. Si vous le souhaitez, renseignez le message du courrier électronique et modifiez les options de partage selon vos préférences.

  6. Cliquez sur le bouton Partager par e-mail.

Vos destinataires recevront un e-mail contenant un lien leur permettant d’accéder au partage. 

Ressources