Gestion des plug-in

Oodrive propose deux compléments permettant de gérer l'envoi des pièces-jointes via le client de messagerie Outlook.

• L'add-in Oodrive Work, compatible avec la version la plus récente de la messagerie Outlook et disponible sur les environnements Web, Windows et Mac.

• Le plug-in PostFiles, compatible avec les versions antérieures de la messagerie Outlook et disponible uniquement sur Windows.

Ces compléments prennent le relais sur le système de pièces jointes et génèrent un lien de partage sécurisé, avec toutes les options de sécurité et de suivi propres à la solution Oodrive Work.

Déploiement

Déployer l'add-in Oodrive Work

Oodrive met à votre disposition un fichier manifeste au format XML. Ce manifeste contient toutes les informations nécessaires pour intégrer l’add-in dans Outlook (telles que l’URL du service, les permissions requises et l’interface utilisateur du complément).

Deux versions sont disponibles selon les options que vous souhaitez mettre à disposition :

• Configuration classique : l'utilisateur a la possibilité d'utiliser ou non l'add-in Work pour l'envoi des pièces-jointes, selon sa propre appréciation.

  La configuration classique propose les fonctionnalités suivantes :

  • Génération d'un lien de partage dans l'email

  • Ajout automatique des pièces jointes (taille des fichiers pour le déclenchement configurable)

  • Limite du nombre de téléchargements

  • Choix de la durée de partage et suppression automatique des fichiers à la fin du partage

  • Ajout du filigrane sur les fichiers partagés

  • Ajout de mot de passe pour l'accès aux fichiers partagés

  • Choix de la langue du lien de partage

  Téléchargez le manifeste en configuration classique.

• Configuration avancée : l'administrateur peut configurer des options supplémentaires spécifiques à l'add-in Outlook dans le module Gestion des partages.

  La configuration avancée propose les fonctionnalités suivantes :

  • Toutes les fonctionnalités de la configuration classique

  • Possibilité pour l'administrateur de l'espace de travail de rendre l'utilisation de l'add-in Oodrive Work obligatoire

  • Résumé d'activité sur les partages envoyés

  • Protection des partages envoyés avec un mot de passe à usage unique (OTP)

  Téléchargez le manifeste en configuration avancée.

Pour déployer l'add-in Work pour Outlook, l’administrateur Office 365 doit :

1. Se connecter au Centre d’administration Microsoft 365.

2. Importer le fichier manifeste XML via la gestion des add-ins (soit dans le Centre d’administration Exchange, soit directement via la rubrique “Applications intégrées”).

3. Choisir la méthode de déploiement (à tous les utilisateurs, à des groupes spécifiques ou à certains utilisateurs).

4. Définir si l’add-in est obligatoire ou optionnel.

5. Valider le déploiement pour que l’add-in soit disponible automatiquement dans Outlook pour tous les utilisateurs ciblés.

Pour plus d’informations sur le déploiement de compléments dans Microsoft, veuillez consulter : Déployer des compléments dans le Centre d’administration Microsoft 365.

Déployer le plug-in PostFiles

Pour plus d'informations sur le déploiement du plug-in PostFiles, veuillez consulter le guide dédié : Administration de PostFiles Outlook.

Configuration des options de plug-in

La rubrique Client PostFiles vous permet de configurer les options avancées du plug-in PostFiles et de l'add-in Work :

• Définir la taille du fichier minimum requise pour l’envoi des pièces jointes par le plug-in

• Forcer ou empêcher l’utilisation du plug-in pour certains domaines d’adresses électroniques (paramètre non modifiable par l’utilisateur)

• Forcer l’activation du résumé d’activité lors de l’utilisation du plug-in

Taille du fichier minimum

Définissez la taille du fichier minimum requise pour l’envoi de pièces jointes par le plug-in PostFiles ou l'add-in Work.

Par défaut, les utilisateurs sont autorisés à modifier ces options en fonction de leurs préférences personnelles. Toutefois, si vous le désirez, vous pouvez empêcher les utilisateurs individuels de modifier ces paramètres.

1. Dans le panneau de navigation à gauche de la page, sélectionnez la section Options de plugin.

2. Dans les Paramètres configurables par l’utilisateur, allez sous Spécifier la taille minimum pour utiliser PostFiles pour l’envoi des fichiers et cliquez sur le menu déroulant.

3. Sélectionnez une taille du fichier (100 ko à 20 Mo).

   Si vous sélectionnez Illimité, le plug-in/add-in devra être utilisé pour envoyer les pièces jointes par e-mail, quelle que soit la taille du fichier.

4. Pour autoriser l’utilisateur à modifier ce paramètre, vérifiez que la case L’utilisateur peut modifier cette option est cochée.

   Pour empêcher l’utilisateur de modifier ce paramètre, désélectionnez l’option L’utilisateur peut modifier cette option.

5. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos changements.

Retournez à cette section pour apporter des modifications, le cas échéant.

Noms de domaines

Forcez ou empêchez l’utilisation du plug-in PostFiles ou de l'add-in Work pour certains noms de domaines. Cela permet de s’assurer, par exemple, qu'il soit toujours ou au contraire qu'il ne soit jamais utilisé lors de la collaboration avec des partenaires spécifiques.

1. Dans le panneau de navigation à gauche de la page, sélectionnez la section Options de plugin.

2. Dans la section Client PostFiles, allez dans Spécification.

3. Sélectionnez la manière de configurer l’utilisation du plug-in PostFiles à l’aide des noms de domaines :

   • Forcer l’utilisation du plug-in PostFiles : Utiliser PostFiles uniquement pour les domaines se terminant par les suffixes suivants

   • Empêcher l’utilisation du plug-in PostFiles : Utiliser PostFiles pour tous les domaines exceptés ceux se terminant par les suffixes suivants

Remarque

Vous ne pouvez pas utiliser ces deux méthodes simultanément.

4. Saisissez un nom de domaine d’adresse électronique dans le champ prévu à cet effet (google.com, hotmail.com, etc.) et cliquez sur Enregistrer.

5. Répétez le processus pour en ajouter d’autres.

Supprimez les domaines d’adresses électroniques à tout moment en cliquant sur la corbeille à droite du domaine d’adresses électroniques à supprimer et cliquez sur Enregistrer.

Résumé d’activité

Par défaut, les utilisateurs peuvent choisir de recevoir ou non un rapport les informant des activités effectuées par les destinataires du partage.

Toutefois, si vous le désirez, vous pouvez imposer l’utilisation de ce rapport à tous les utilisateurs du plug-in. Ils pourront cependant choisir la fréquence à laquelle recevoir ce rapport.

1. Dans le panneau de navigation à gauche de la page, sélectionnez la section Options de plugin.

2. Dans la section Spécification, cochez l’option Forcer le résumé d’activité.

3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos changements.

Retournez à cette section à tout moment pour désactiver cette option.

Administration AIP

La rubrique Administration AIP vous permet de configurer les étiquettes de confidentialité des pièces jointes devant être envoyées via le plug-in PostFiles et l'add-in Work. Vous avez également la possibilité de forcer l'utilisation de l'add-in en fonction de labels MPIP pour sécuriser les pièces jointes.

Pour plus d’informations, veuillez consulter les guides suivants :

• Guide d’administration Microsoft AIP pour PostFiles Outlook.

• Guide d’administration Microsoft MPIP pour Work for Outlook.