Créer de nouveaux comptes

Lorsque vous créez de nouveaux comptes pour les collaborateurs de votre espace, vous avez le choix entre deux types de comptes : le compte Utilisateur et le compte Contact.

Utilisateurs

Contacts

Le compte de type Utilisateur est adapté à toute personne ayant besoin d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités des applications disponibles sur votre espace de travail. Chaque Utilisateur consomme une licence et l'on peut lui allouer de l’espace de stockage. Un utilisateur peut bénéficier de toutes les applications déployées sur l'espace de travail, à condition de disposer de la licence appropriée. Un Utilisateur peut être propriétaire des Contacts publics ou privés. Le support technique d’Oodrive peut lui attribuer des droits d’administration aux trois modules de configuration : Authentification / Utilisateurs / Partages.

Le compte de type Contact est adapté à toute personne ayant le simple besoin d’accéder à votre espace de travail pour interagir avec les éléments mis à leur disposition par les Utilisateurs. Le compte de type Contact ne consomme pas de licence. Un Contact peut être créé avec ou sans identifiants. Un Contact ne peut pas bénéficier des solutions Oodrive Media, Oodrive Save et Oodrive Meet.

Créer un nouveau compte

1. Dans le panneau de navigation situé sur le côté gauche de la page, cliquez sur le bouton Créer, puis sélectionner le type de compte à créer : Utilisateur ou Contact.

   Remarque

   Si vous disposez uniquement de la solution Oodrive Save ou Oodrive Media, vous ne pouvez créer que des comptes de types utilisateur, via le bouton Créer un utilisateur.

2. Complétez obligatoirement tous les champs requis concernant la personne pour laquelle vous créez le compte :

   • Le nom et prénom

   • L’adresse mail

   • L’identifiant (optionnel pour un Contact)

     Remarque

     Si vous souhaitez créer un compte de type Partenaire sur Oodrive Work, vous devez définir un identifiant pour votre Contact. Une fois authentifié à la solution, celui-ci pourra accéder aux partages collaboratifs ainsi qu'à l'espace d'équipe mis à sa disposition.

   • Le statut du compte (« Ouvert » par défaut)

   • L’authentification à deux facteurs ou sans mot de passe (si l’option a été activée)

     Attention

     Si le code SMS est activé, il est primordial qu’un numéro téléphone portable soit renseigné. De la même manière, si la clé de sécurité est activée, l’utilisateur doit disposer d’une clé Yubikey.

   • La langue de préférence des e-mails

   •  L’utilisateur propriétaire du Contact

     Remarque

     Si vous voulez rendre un compte visible aux autres collaborateurs de l'espace de travail, il faut cocher l’option Visible par les autres utilisateurs.

   Vous pouvez également renseigner les champs optionnels en fonction des besoins et attribuer des applications supplémentaires à vos utilisateurs si vous disposez des licences nécessaires.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour accéder aux comptes créés, cliquez sur Utilisateurs ou Contacts dans le panneau de navigation en haut à gauche de la page.

Créer des comptes en masse

L’import par fichier XLSX ou CSV vous permet d’automatiser la création des nouveaux comptes. Deux modèles de fichier pré-remplis sont à votre disposition, le modèle Utilisateurs et le modèle Contacts, vous permettant de préparer rapidement le fichier pour import avec tous les détails personnels et les options relatives aux comptes de chacun des collaborateurs de l'espace.

Si votre espace doit accueillir à la fois des comptes Utilisateurs et des comptes Contacts, il faudra suivre la démarche suivante :

Étape 1 : Identifiez la liste des personnes pour lesquelles des comptes de type Contact et de type Utilisateur sont requis.

Étape 2 : Préparez d’abord le modèle Utilisateurs pour import.

Les Utilisateurs auront la possibilité d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités des applications de l'espace de travail et seront propriétaires d’une liste de Contacts (visible ou non visible aux autres Utilisateurs).

Étape 3 : Préparez le modèle Contacts pour import en associant chaque Contact à un Utilisateur. Vous devez également choisir de rendre visible ou non chaque compte aux autres collaborateurs de l'espace de travail.

Importer une liste des Utilisateurs

1. Dans le panneau de navigation situé sur le côté gauche de la page, cliquez sur la rubrique Utilisateurs.

2. Cliquez sur le bouton Importer en haut à droite de la page.

3. Cliquez sur Télécharger le modèle de liste pour démarrer le téléchargement du modèle de liste au format XLSX dans votre navigateur.

   

4. Ouvrez le fichier et remplissez chaque ligne avec les informations requises pour chacun de vos Utilisateurs en vous basant sur les exemples préremplis dans chaque colonne. Un tableau explicatif des titres de colonnes se trouve ci-dessous pour vous guider dans la préparation du fichier XLSX.

Clé	Traduction	Précisions
LASTNAME*	Nom	Champ obligatoire
FIRSTNAME*	Prénom	Champ obligatoire
EMAIL*	E-mail	Champ obligatoire
STATUS*	Statut	Champ obligatoire Trois statuts de compte sont possibles : ACTIVE / INACTIVE / CLOSED (actif, inactif, fermé)
LOGIN*	Identifiant	Champ obligatoire Des formats divers sont autorisés : nom.prénom / prénom.nom / prénom.nom@société.com
MAIL_LANGUAGE*	Langue (e-mails)	Champ obligatoire La langue de préférence des e-mails de notification : fr / en / de / nl / es / it / pt-br / zh-cn / ja / th
SHARE_SPACE_MAX*	Stockage Partage	Champ obligatoire pour les utilisateurs des solutions , Oodrive Work, Oodrive Work_share et Oodrive Meet Si vous ne déployez aucune des solutions listées ci-dessus, il est inutile de renseigner ce champ. L’espace de stockage alloué à l’utilisateur : GB = Giga-octet KB = Kilo-octet
SAVE_SPACE_MAX*	Stockage Sauvegardes	Champ obligatoire pour les utilisateurs de la solution Oodrive Save. Si vous ne déployez pas la solution Oodrive Save, il est inutile de renseigner ce champ. L’espace de stockage alloué à l’utilisateur : GB = Giga-octet KB = Kilo-octet Attention : Lors du déploiement de la solution Oodrive Save, vous devez attribuer à vos utilisateurs au moins 1 Giga-octet d’espace de stockage.
VISIBILITY_SCOPE	Visibilité	La visibilité de l’Utilisateur vis-à-vis des autres : PUBLIC / PRIVATE (publique ou privée) Attention : Dans le cadre du déploiement d’Oodrive Save ou Oodrive Media, renseignez la valeur « PUBLIC ».
MODIFICATION_PREVENTION	Empêchement de la modification	Deux possibilités : YES ou NO Si vous mettez « YES », l’utilisateur ne pourra pas modifier ses informations de profil. Prérequis : Vous devez également activer cette option dans les Paramètres.
COMPANY	Société	La société de la personne associée au compte
COMPANY_DEPARTMENT	Département	Le département de la personne associé au compte
FUNCTION	Fonction	La fonction de la personne associée au compte
TFA	Authentification à deux facteurs	L’authentification à deux facteurs ou sans mot de passe, selon la configuration du module Gestion des accès Les quatre options possibles : TOTP / NONE / SMS / FIDO2 TOTP = le code éphémère NONE = aucune SMS = le code reçu par SMS, disponible si le module SMS a déjà été paramétré pour votre espace.  FIDO2 = clé de sécurité Yubikey et code PIN Attention : Si vous indiquez un mode d’authentification (TOTP, SMS ou FIDO2), il ne prendra effet qu’après activation dans le module Gestion des Accès.
CITY	Ville	La ville de la personne associée au compte
ADDRESS	Adresse	L’adresse de la personne associée au compte
ZIPCODE	Code postal	Le code postal de la personne associé au compte
COUNTRY	Pays	Le pays de la personne associé au compte
PHONE	Téléphone	Le numéro de téléphone portable de la personne associée au compte Attention : Lorsque l’authentification par SMS est activée, il faut obligatoirement renseigner ce champ, sinon le collaborateur n’aura pas la possibilité de se connecter à l'espace detravail jusqu’à ce que vous renseigniez le bon numéro téléphone portable.
BIOGRAPHY	Biographie	La biographie de la personne associée au compte
CREATION_DATE	Date de création	Ce champ se remplit automatiquement lors de l’import
SUSPENSION_DATE	Date de suspension	À partir de cette date, le statut de compte passera à « INACTIVE » (suspendu) : jj/mm/aaaa/hh:mm
CREATION_NOTIFICATION	Notification de création	Deux possibilités : YES ou  NO Si vous mettez « YES », l’utilisateur recevra un e-mail lors de la création de son compte. Attention : Dans le cadre d’un déploiement silencieux d’Oodrive Save, renseignez la valeur « NO ».
EXPIRATION_MODE	Mode d’expiration	Deux possibilités : DEFAULT ou DISABLED Si vous mettez « DEFAULT », l’expiration automatique du compte dépendra du paramétrage mis en place dans la rubrique « Paramètres » du module de Utilisateurs. Si vous mettez « DISABLED », le compte n’expira jamais de façon automatique.

À noter

Il est très important que vous suiviez la langue et le format des éléments préremplis dans le formulaire pour éviter des erreurs lors de l’import.

5. Une fois le fichier rempli, selon les formats fournis et en faisant attention de bien remplir tous les champs obligatoires, enregistrez le fichier sur votre poste.

6. Revenez au bouton Importer en haut à droite de la page, puis cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier sauvegardé sur votre poste.

7. Cliquez sur le bouton Importer en bas à droite du menu.

Importer une liste des Contacts

1. Dans le panneau de navigation situé sur le côté gauche de la page, cliquez sur la rubrique Contacts.

2. Cliquez sur le bouton Importer en haut à droite de la page.

3. Cliquez sur Télécharger le modèle de liste pour démarrer le téléchargement du modèle de liste au format XLSX dans votre navigateur.



4. Ouvrez le fichier et remplissez chaque ligne avec les informations requises pour chacun des Contacts en vous basant sur les exemples préremplis dans chaque colonne. Un tableau explicatif des titres de colonnes se trouve ci-dessous pour vous guider dans la préparation du fichier XLSX :

Clé	Traduction	Précisions
OWNER_LOGIN *	Identifiant du propriétaire	Champ obligatoire Chaque Contact appartient à un compte Utilisateur pour lequel l’identifiant doit être saisi
LASTNAME *	Nom	Champ obligatoire
FIRSTNAME *	Prénom	Champ obligatoire
EMAIL*	E-mail	Champ obligatoire
STATUS *	Statut	Champ obligatoire Deux statuts de compte sont possibles : ACTIVE / CLOSED (actif, fermé)
LOGIN	Identifiant	Des formats divers sont autorisés, par exemple : nom.prénom / prénom.nom / prénom.nom@société.com
VISIBILITY_SCOPE *	Visibilité	La visibilité du Contact vis-à-vis des autres : PUBLIC / PRIVATE (publique ou privé)
MODIFICATION_PREVENTION	Empêchement de la modification	Deux options sont possibles : YES / NO Si vous mettez « YES », le contact ne pourra pas modifier ses informations de profil. Prérequis : vous devez également activer cette option dans les Paramètres.
COMPANY	Société	La société de la personne associée au compte
COMPANY_DEPARTMENT	Département	Le département de la personne associé au compte
FUNCTION	Fonction	La fonction de la personne associée au compte
TFA	Authentification à deux facteurs	L’authentification à deux facteurs ou sans mot de passe, selon la configuration du module Gestion des accès Attention : Si vous indiquez un mode d’authentification (TOTP, SMS ou FIDO2), il ne prendra effet qu’après activation dans le module Gestion des Accès. Les quatre options possibles : TOTP / NONE / SMS / FIDO2 TOTP = le code éphémère NONE = aucune SMS = le code reçu par SMS, disponible si le module SMS a déjà été paramétré pour votre espace.  FIDO2 = clé de sécurité Yubikey et code PIN Attention : Si le Contact doit accéder uniquement à Oodrive Sign, renseignez « NONE ».
CITY	Ville	La ville de la personne associée au compte
ADDRESS	Adresse	L’adresse de la personne associée au compte
ZIPCODE	Code postal	Le code postal de la personne associé au compte
COUNTRY	Pays	Le pays de la personne associé au compte
PHONE	Téléphone	Le numéro téléphone portable de la personne associée au compte Attention : Lorsque l’authentification par SMS est activée, il faut obligatoirement saisir ce champ, sinon le collaborateur n’aura pas la possibilité de se connecter à l'espace detravail jusqu’à ce que vous renseigniez le bon numéro téléphone portable.
BIOGRAPHY	Biographie	La biographie de la personne associée au compte
MAIL_LANGUAGE *	Langue (e-mails)	Champ obligatoire La langue de préférence des e-mails de notification : fr / en / de / nl / es / it / pt-br / zh-cn / ja / th
CREATION_DATE	Date de création	Ce champ se remplit automatiquement lors de l’import
SUSPENSION_DATE	Date de suspension	À partir de cette date, le statut de compte passera à « INACTIVE » (suspendu) : jj/mm/aaaa/hh:mm
OWNER_FIRSTNAME	Prénom du propriétaire	Chaque Contact appartient à un compte Utilisateur pour lequel le prénom doit être saisi
OWNER_LASTNAME	Nom du propriétaire	Chaque Contact appartient à un compte Utilisateur pour lequel le nom doit être saisi
CREATION_NOTIFICATION	Notification de création	Deux possibilités : YES ou NO Si vous mettez « YES », l’utilisateur recevra un e-mail lors de la création de son compte. Attention : Si le Contact doit accéder uniquement à Oodrive Sign, renseignez « NO ».

À noter

Il est très important que vous suiviez la langue et le format des éléments préremplis dans le formulaire pour éviter des erreurs lors de l’import.

5. Une fois le fichier rempli, selon les formats fournis et en faisant attention de bien remplir tous les champs obligatoires, enregistrez le fichier sur votre poste.

6. Revenez au bouton Importer en haut à droite de la page, puis cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier sauvegardé sur votre poste.

7. Cliquez sur le bouton Importer en bas à droite de la fenêtre.