Définir les politiques de relance automatique

La relance automatique est une fonctionnalité qui permet de programmer l’envoi de notifications de rappel aux signataires et pré-validateurs pour s’assurer qu’ils signent les documents à temps.

Pour cela, les utilisateurs peuvent sélectionner une politique de relance automatique parmi celles disponibles sur votre licence lorsqu'ils créent une transaction.

Trois politiques de relance sont disponibles par défaut sur votre licence : Au bout d'une semaine, Toutes les semaines et Tous les jours.

En tant que titulaire d’un compte Oodrive Sign avec des droits d’administration, vous pouvez :

• Créer de nouvelles politiques de relance automatique (à règle unique ou multi-règles), valables pour l'ensemble des documents ou bien pour un ou plusieurs modèles précis

• Modifier les politiques de relance automatique existantes,

• Supprimer les politiques de relance automatique obsolètes.

Créer une politique de relance

1. Cliquez sur votre profil en haut à droite de l’écran.

2. Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres, puis rendez-vous dans l'onglet Politique de relance.

3. Cliquez sur le bouton Ajouter une politique.

4. Dans la fenêtre qui apparaît, renseignez le nom de votre politique de relance.

5. Sélectionnez le type de politique de relance que vous souhaitez créer :

   • Multi-règles : une politique composée de plusieurs règles différentes et complémentaires

   • Règle unique avec répétitions : une politique composée d'une seule règle qui se répète à la fréquence de votre choix

6. Cliquez sur Suivant.

7. Depuis l’onglet Modèles de document, sélectionnez le ou les modèle(s) de documents pour lesquels vous souhaitez rendre cette politique de relance disponible.

   Si vous ne sélectionnez aucun modèle, cette politique de relance sera disponible pour l'ensemble des documents créés sur votre licence.

8. Lorsque vous avez terminé, cliquer sur Ajouter une politique.

Votre politique de relance est créée avec des paramètres par défaut et apparaît dans la liste des politiques de relance de votre licence.

Vous allez maintenant pouvoir configurer et personnaliser les paramètres de votre politique de relance automatique.

Configurer une politique de relance

Politique à règle unique

1. Cliquez sur votre profil en haut à droite de l’écran.

2. Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres, puis rendez-vous dans l'onglet Politique de relance.

3. Depuis la liste des politiques de relance, sélectionnez la politique à règle unique que vous souhaitez configurer.

4. Depuis l'onglet Détails du volet latéral, déployez la règle associée à la politique, puis cliquez sur le bouton Modifier.

5. Effectuez la configuration de votre choix en définissant :

   • Le nombre de répétition de votre règle

   • Le délai au bout duquel la relance s'effectue

   • L'élément qui déclencheur du compte à rebours de la relance (première notification ou envoi du document en signature)

   • L’heure approximative de relance

   • Le mode de relance (SMS, e-mail ou les deux)

   • Le titre de l’e-mail de relance

   • Le contenu du message de relance

6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

Politique multi-règles

1. Cliquez sur votre profil en haut à droite de l’écran.

2. Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres, puis rendez-vous dans l'onglet Politique de relance.

3. Depuis la liste des politiques de relance, sélectionnez la politique multi-règles que vous souhaitez configurer.

4. Rendez-vous dans l'onglet Détails du volet latéral.

5. Effectuez l'une des actions suivantes :

   • Pour modifier une règle existante : déployez la règle à configurer, puis cliquez sur le bouton Modifier.

   • Pour ajouter une nouvelle règle : cliquez sur Ajouter une règle depuis l’onglet Détails.

6. Effectuez la configuration de votre choix en définissant :

   • Le délai au bout duquel la relance s'effectue

   • L'élément qui déclencheur du compte à rebours de la relance (première notification ou envoi du document en signature)

   • L’heure approximative de relance

   • Le mode de relance (SMS, e-mail ou les deux)

   • Le titre de l’e-mail de relance

   • Le contenu du message de relance

7. Lorsque vous avez terminé de configurer votre règle, cliquez sur Valider.

8. Répétez l’étape précédente autant de fois que nécessaire pour ajouter d’autres règles à votre politique de relance.

Modifier une politique de relance automatique

1. Cliquez sur votre profil en haut à droite de l’écran.

2. Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres, puis rendez-vous dans l'onglet Politique de relance.

3. Sélectionnez la politique que vous souhaitez configurer depuis la liste des politiques de relance.

4. Rendez vous dans l'onglet Détails du volet latéral pour modifier les règles ou le nom associés à la politique.

   Pour modifier le nom de la politique de relance :

   • Cliquez sur le bouton Modifier.

   • Modifiez le nom de la politique, puis cliquez sur Valider.

   Pour modifier une règle existante : déployez la règle à configurer, puis cliquez sur le bouton Modifier.

   Pour ajouter une nouvelle règle à une politique de relance multi-règles: cliquez sur Ajouter une règle, puis configurez les paramètres de votre règle. Lorsque vous avez terminé, cliquez de nouveau sur Ajouter une règle.

   Pour supprimer une règle d'une politique de relance multi-règles :

   • Déployez la règle que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le bouton Modifier.

   • Cliquez sur le bouton Supprimer.

   • Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

5. Rendez vous dans l'onglet Modèles de document du volet latéral pour modifier les modèles de documents pour lesquels la politique de relance est disponible :

   • Le cas échéant, faites défiler la liste des modèles et cliquez sur le bouton Modifier en bas de l'onglet Modèles de document.

   • Sélectionnez les modèles pour lesquels la politique de relance doit être disponible.

     Pour rendre cette politique disponible pour tous les documents créés sur votre licence, désélectionnez tous les modèles préalablement sélectionnés.

   • Cliquez sur le bouton Valider.

Supprimer une politique de relance automatique

1. Cliquez sur votre profil en haut à droite de l’écran.

2. Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres, puis rendez-vous dans l'onglet Politique de relance.

3. Sélectionnez la politique que vous souhaitez supprimer depuis la liste des politiques de relance.

4. Depuis l'onglet Détails du volet latéral, cliquez sur le bouton Supprimer.

5. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.