Planifier une nouvelle réunion

En tant qu'organisateur, vous êtes responsable de la préparation des éléments nécessaires au bon déroulement de la réunion.

Afin de planifier une nouvelle réunion dans Oodrive Meet, vous serez amené à :

• Créer la réunion (nom de la réunion, date, heure, lieu, description...)

• Générer un lien de visioconférence si la réunion est à distance

• Rédiger de l'ordre du jour

• Planifier d'éventuelles sessions de vote

• Définir les participants

• Importer les documents de réunion

Créer une réunion

Vous pouvez créer une nouvelle réunion de deux manières : à l'aide du bouton Créer une réunion ou bien en dupliquant une réunion existante. Une fois votre réunion créée, vous pourrez également choisir de la rendre récurrente.

Créer une nouvelle réunion

1. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Créer une réunion pour accéder au menu de création rapide d'une réunion.

2. Renseignez les champs principaux : nom, date, horaire de début et de fin, et lieu de la réunion.

3. Cliquez sur Création avancée pour ajouter une description ou un lien de visioconférence.

4. Cliquez sur Créer la réunion pour enregistrer la réunion planifiée.

   La réunion est créée avec le statut « En préparation » et elle restera invisible aux participants tant que vous ne l'aurez pas publiée.

Vous pouvez modifier les détails de réunion à tout moment. Pour cela, rendez-vous dans la rubrique Réunions et cliquez sur la réunion que vous souhaitez modifier.

Créer une réunion à partir d’une réunion existante

Dupliquer une réunion vous permet de récupérer les informations d'une réunion pour en créer une nouvelle sur le même modèle. La duplication de réunion est particulièrement utile pour gérer la récurrence des réunions dont vous êtes l’organisateur.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion que vous souhaitez dupliquer.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, cliquez sur le bouton Gérer dans le coin supérieur droit de la fenêtre et sélectionnez Dupliquer.

   

   Remarque

   Vous pouvez également effectuer cette opération depuis la rubrique Réunions en cliquant sur les trois petits points à droite de la réunion puis en sélectionnant Dupliquer.

3. La première fois que vous dupliquez une réunion, un message s'affiche à l'écran pour vous indiquer quels éléments ne seront pas conservés lors de la duplication.

   Si vous ne souhaitez plus voir ce message, cochez J'ai compris, ne plus afficher ce message, puis cliquez sur Dupliquer.

4. La réunion dupliquée s'affiche à l'écran. Effectuez les modifications nécessaires afin de préparer votre nouvelle réunion.

5. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer la réunion dupliquée.

Créer une réunion récurrente

Vous avez la possibilité de rendre récurrente une réunion dont vous êtes l'organisateur. Pour cela, vous devez commencer par préparer la première réunion de la série avant de configurer sa récurrence.

Selon vos préférences, votre réunion pourra se répéter toutes les semaines ou tous les mois. Lorsque vous activez la récurrence, votre réunion est automatiquement dupliquée en 5 exemplaires En préparation, espacés d'une semaine ou d'un mois.

Ces instances ultérieures de votre réunion conservent uniquement les informations générales (titre, lieu et description), les participants et l’ordre du jour de la réunion d’origine. Les éléments suivants ne sont pas conservés :

• les fichiers annexes et les fichiers de l’ordre du jour

• le lien de visioconférence

• les votes

Veuillez noter que chaque instance est considérée comme une réunion à part entière, indépendante des autres instances de la récurrence. Ainsi, vous pourrez modifier ou supprimer l'une des instances sans que les autres ne soient affectées.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion qui devra se répéter periodiquement.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, cliquez sur le menu déroulant Ne se répète pas et sélectionnez la fréquence de récurrence :

   • Toutes les semaines

   • Tous les mois

   L'affichage du type de récurrence s'adapte selon le jour sélectionné pour votre réunion d'origine.

   

   Important

   Une fois votre récurrence créée, vous ne pourrez plus modifier sa fréquence, ni la supprimer.

3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

   La réunion est dupliquée en 5 exemplaires. Dans la vue détaillée de chaque exemplaire se trouve la mention Récurrence hebdomadaire ou Récurrence mensuelle selon votre choix de récurrence.

   

   Vous pouvez identifier une instance d'une réunion récurrente dans votre agenda grâce à l'icone qui s'affiche sur la réunion en vue Liste.

Ajouter un lien Microsoft Teams

Si votre administrateur a choisi d'activer cette option, vous aurez la possibilité d'ajouter un lien de visioconférence Microsoft Teams à vos réunions afin que vos invités puissent participer à distance.

Pour ajouter un lien de visioconférence Microsoft Teams à une réunion :

1. Depuis le menu de création d'une nouvelle réunion ou l'onglet Informations d'une réunion existante, activez l'option Teams.

   

2. Connectez-vous à votre compte Microsoft.

3. Lors de la première utilisation de l'outil de visioconférence Teams, vous devez autoriser Oodrive Meet à accéder à votre compte Microsoft.

   Pour cela, consultez les autorisations demandées, puis cliquez sur Accepter.



Votre lien de visioconférence est créé.

4. Terminez de créer ou de modifier la réunion, puis enregistrez-la.

Vous pouvez désactiver votre lien de visioconférence à tout moment en cliquant sur l'option Aucun.

Ajouter un lien Tixeo

Si votre administrateur a choisi d'activer cette option, vous aurez la possibilité d'ajouter un lien de visioconférence Tixeo à vos réunions afin que vos invités puissent participer à distance.

Pour ajouter un lien de visioconférence Tixeo à une réunion :

Si vous ne disposez pas encore de l'application de bureau Tixeo, vous devrez l'installer pour démarrer la réunion.

1. Depuis le menu de création d'une nouvelle réunion ou l'onglet Informations d'une réunion existante, activez l'option Tixeo.

   

   Le bouton Rejoindre la réunion Tixeo s'affiche en gris.

2. Terminez de créer ou de modifier la réunion, puis enregistrez-la.

Votre lien de visioconférence est créé.

La prochaine fois que vous rouvrirez la réunion, le bouton de visioconférence Tixeo sera actif et s'affichera en orange.

Vous pouvez désactiver votre lien de visioconférence à tout moment en cliquant sur l'option Aucun.

Rédiger l'ordre du jour

Vous pouvez associer une durée, une description, un fichier ou un vote à chaque sujet de l'ordre du jour afin de faciliter le suivi du déroulé de votre réunion.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion pour laquelle vous souhaitez définir l’ordre du jour.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, cliquez sur l’onglet Ordre du jour.

3. Cliquez sur Créer un sujet puis renseignez le titre du sujet et, si vous le souhaitez, sa durée.

4. Pour étoffer le sujet, cliquez sur les trois points à sa droite et sélectionnez un élément à ajouter : Description, Fichiers ou Vote.

5. Ajoutez autant de sujets que nécessaire en cliquant à nouveau sur Créer un sujet.

   Vous pouvez également ajouter des sous-sujets, en cliquant sur Créer un sous-sujet sous le sujet parent de votre choix.

   

   Si vous souhaitez retirer un sujet ou un sous-sujet de l'ordre du jour, cliquez sur les trois petits points à sa droite et sélectionnez Supprimer.

6. Une fois vos sujets créés, vous avez la possibilité de les réorganiser dans l'ordre de votre choix. Pour cela, cliquez sur les six petits points à gauche d’un sujet et déplacez-le en effectuant un glisser-déposer.

   

7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l’ordre du jour.

Revenez dans l'onglet Ordre du jour à tout moment pour modifier l'ordre du jour.

Créer un vote

Vous pouvez créer un vote afin d’avoir l’avis des participants de la réunion sur un sujet de l’ordre du jour ou bien pour recueillir toute autre information. Il est également possible d'associer un vote à chaque sujet de l'ordre du jour.

Si vous êtes aussi participant de la réunion que vous organisez, vous aurez également la possibilité de participer au vote.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion pour laquelle vous souhaitez organiser un vote.

2. Dans la section Votes, cliquez sur Ajouter un vote.

   Astuce

   Associez un vote à un sujet précis de l'ordre du jour depuis l’onglet Ordre du jour en cliquant sur les trois points à droite du sujet, puis en sélectionnant Vote.

3. Saisissez la question qui sera soumise au vote des participants de la réunion.

4. Sélectionnez le type de vote : Anonyme ou à Main levée.

5. Dans la section Choix / options, sélectionnez Choix unique ou Choix multiple, selon que vous souhaitez permettre ou non la sélection de plusieurs réponses.

6. Renseignez les réponses possibles. Vous pouvez ajouter autant de choix que nécessaire en cliquant sur Ajouter un choix.

7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Tant que vous n'avez pas ouvert la session de vote, vous pouvez revenir à tout moment dans les détails de la réunion pour supprimer un vote ou lui apporter des modifications.

Procéder au vote une fois la réunion publiée

Ajouter des participants

Depuis le formulaire de création rapide ou avancée de votre réunion, le carnet d’adresses de votre espace de travail vous permet d’ajouter des contacts, des utilisateurs et des groupes en tant que participants.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion pour laquelle vous souhaitez définir les participants.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, cliquez sur l’onglet Invité.

3. Si vous participez à la réunion que vous organisez, cliquez sur Oui dans le bandeau en haut de la fenêtre.

4. Dans la section Inviter des participants, saisissez le nom d’un participant ou d’un groupe pour l’ajouter à la réunion.

   

   Astuce

   Cliquez sur pour sélectionner les participants directement dans votre carnet d’adresses.

5. Si vous devez retirer un participant, cliquez sur les trois points à droite de son nom, puis sur Supprimer.

Revenez dans l’onglet Invités à tout moment pour modifier la liste des participants ou bien consulter leur statut de présence.

Vous avez également la possibilité de renseigner vous-même le statut de présence de vos invités en cliquant sur le bouton Gérer les participations.

Ajouter des documents de réunion

Vous avez la possibilité de mettre des documents de réunion à disposition de vos invités. Vous pouvez ajouter ces documents en annexe ou bien les associer à un sujet spécifique de l'ordre du jour.

Grâce à la gestion granulaire des droits d'accès qu'offre Oodrive Meet, vous pouvez définir avec précision les documents accessibles par chaque invité, ainsi que la périmètre d'action dont celui-ci dispose sur chaque document.

Étape 1 : Associer des documents à la réunion

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion à laquelle vous souhaitez ajouter des fichiers.

2. Dans la section Fichiers annexes, en bas de la page, cliquez sur Ajouter des fichiers.

   Astuce

   Associez des documents à un sujet précis depuis l’onglet Ordre du jour en cliquant sur les trois points à droite du sujet, puis en sélectionnant Fichiers.

3. Cliquez sur Importer en haut à droite de la fenêtre.

   

   Astuce

   Si vous disposez de la solution Oodrive Work, vous pouvez également parcourir les documents de votre espace et sélectionner ceux que vous souhaitez ajouter à la réunion.

4. Parcourez l’arborescence de fichiers de votre poste et sélectionnez un ou plusieurs fichiers en gardant la touche Ctrl enfoncée.

5. Cliquez sur Ouvrir.

   Les fichiers sont ajoutés à votre espace de travail et seront disponibles la prochaine fois que vous souhaiterez associer des documents à une réunion.

6. Cliquez sur Ajouter à la réunion.

Si vous souhaitez retirer un document des annexes ou l'ordre du jour, cliquez sur la croix à droite de son intitulé.

Étape 2 : Définir les droits des participants

1. Depuis la vue détaillée de la réunion, cliquez sur l’onglet Invité.

2. Dans la section Inviter des participants, cliquez sur le bouton Gérer les droits.

   Vous allez maintenant pouvoir définir le niveau d’accès de chaque invité sur l’ensemble des documents de la réunion.

   Astuce

   Pour définir les permissions associées à un document depuis l'onglet Informations ou Ordre du jour, cliquez sur les trois points à droite du document et sélectionnez Gérer les droits.

3. Par défaut, tous les invités sont sélectionnés. Ajustez la sélection afin de configurer les droits d'un groupe précis ou d'un seul invité.

4. Sélectionnez le niveau d’accès que vous souhaitez accorder au(x) invité(s) pour chacun des documents.

   

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Valider, puis Enregistrer.