Notifier les participants

Voir l'aperçu de la vue participant

Avant de publier une réunion et de la mettre à disposition de vos invités, vous avez la possibilité de visualiser cette réunion telle qu'elle s'affichera pour les participants.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion que vous organisez.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, cliquez sur Aperçu de la vue participant : Désactivé en bas de votre écran pour basculer sur la vue participant.

Vous voyez alors la réunion telle qu'elle s'affichera pour les participants. Cliquez sur les onglets Informations, Invités et Ordre du jour pour consulter chacun d'eux.



3. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Aperçu de la vue participant : Activé en bas de votre écran pour retourner à la vue organisateur.

Publier la réunion

Lorsque vous avez terminé la préparation de votre réunion, vous devez la publier afin de la mettre à disposition de vos invités. Une fois publiée, celle-ci devient immédiatement visible dans le calendrier Oodrive Meet de vos invités et ceux-ci pourront accéder à son contenu (ordre du jour, documents, votes...)

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion que vous souhaitez publier.

2. Dans la section Informations générales, sélectionnez le statut Publiée.

   

3. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer le nouveau statut. Cette action est irréversible.

Envoyer les invitations aux participants

L’application n’envoie aucune notification automatique. Vous pouvez ainsi choisir d’envoyer un e-mail de notification aux invités quand le moment est opportun.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion pour laquelle vous souhaitez envoyer des notifications.

   Si votre réunion n'est pas publiée, vous pourrez uniquement envoyer une notification au format Save the date.

2. Dans l’onglet Invités de la vue détaillée, cliquez sur le bouton Gérer les notifications.

3. Dans la section Destinataires, sélectionnez les participants à qui vous souhaitez envoyer un e-mail.

   

4. Dans la section Modèles, sélectionnez un modèle d’e-mail (Save the date, Convocation, Mise à jour ou Annulation) et, le cas échéant, apportez des modifications à l’objet ainsi qu’au corps de l’e-mail.

   Remarque

   Vous pouvez notifier vos participants de vos modifications sur la réunion en cochant Ajouter la mise à jour de cet événement dans le calendrier du destinataire.

   Si votre réunion est En préparation, vous pouvez ajouter l'ordre du jour à l'e-mail de notification en cochant Ajouter l'ordre du jour.

   Astuce

   Cliquez sur Aperçu de l’email en bas à gauche de la fenêtre pour prévisualiser l’e-mail qui sera envoyé aux invités.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Notifier.