Animer une réunion

Vous pouvez effectuer les actions suivantes afin d'animer votre réunion :

• Démarrer la visioconférence Microsoft Teams pour les invités à distance

• Faire signer une feuille de présence afin d'attester des présences et absences lors de la session

• Prendre des notes personnelles sur chaque sujet et sous sujet de l'ordre du jour

• Ouvrir et ferme des votes afin de recueillir les avis des participante sur plusieurs sujets

• Clôturer une réunion terminée pour archivage

Démarrer votre réunion Teams

Si vous avez choisi d'ajouter un lien de visioconférence Microsoft Teams lors de la planification de votre réunion, démarrez la visioconférence et autorisez les participants présent dans la salle d'attente à rejoindre la réunion.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion que vous animez.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, cliquez sur le bouton Rejoindre la réunion Teams et connectez-vous à votre compte Microsoft.

   

3. Une fois connecté, vous êtes redirigé vers la réunion sur votre application Microsoft Teams.

   Si cela vous est demandé, autorisez Microsoft Teams à accéder au micro et à la caméra de votre appareil.

4. Rejoignez la réunion virtuelle en cliquant sur le bouton Rejoindre maintenant.

   Par mesure de sécurité, les participants patienteront dans la salle d'attente jusqu'à ce que vous les autorisiez à rejoindre la réunion.

5. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur Afficher la salle d'attente pour voir la liste des participants en attente.

6. Autorisez chaque participant à rejoindre la réunion en cliquant sur la coche à côté de son nom.

   Astuce

   Vous pouvez également accepter toutes les personnes en attente en cliquant sur Autoriser tout le monde.

Faire signer la feuille de présence

En tant qu'organisateur de la réunion, vous avez la possibilité d'envoyer une feuille de présence pour signature aux participants. Celle-ci vous permet de rendre compte des présents et d'attester que le quorum est atteint.

La feuille de présence devient disponible pour envoi à l'heure de début de votre réunion.

Envoyer la feuille de présence pour signature

1. Depuis la liste de vos réunions, sélectionnez la réunion que vous animez.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, rendez-vous dans l'onglet Ordre du jour.

3. Lorsque la réunion commence, cliquez sur le bouton Envoyer la feuille de présence.

4. Sélectionnez les participants qui devront signer électroniquement la feuille de présence, puis cliquez sur Suivant..

   

   Remarque

   Par défaut, les participants ayant confirmé leur présence et ceux n'ayant pas répondu sont pré-sélectionnés.

5. Renommez votre feuille de présence si vous le souhaitez, puis placez-vous dans le dossier où vous souhaitez l'enregistrer.

6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.

   Les participants recoivent alors un e-mail leur permettant de signer la feuille de présence.

   Astuce

   Vous pouvez suivre la progression de la signature de la feuille de présence en direct depuis l'onglet Ordre du jour de votre réunion :

   

Clôturer la feuille de présence

Par défaut, la feuille de présence est clôturée automatiquement lorsque tous les participants l'ont signée. Si cela est nécessaire, vous avez cependant la possibilité de la clôturer manuellement dès lors qu'au moins un participant l'a signée.

1. Depuis la liste de vos réunions, sélectionnez la réunion que vous animez.

2. Rendez-vous dans l'onglet Ordre du jour.

3. Cliquez sur le bouton Clôturer la feuille de présence, puis sur Clôturer.

Télécharger la feuille de présence signée

Une fois clôturée, la feuille de présence peut être consultée et téléchargée depuis l'onglet Ordre du jour de votre réunion.

Les participants recoivent également un e-mail permettant d'en télécharger une copie.

1. Depuis la liste de vos réunions, sélectionnez la réunion terminée.

2. Rendez-vous dans l'onglet Ordre du jour.

3. Cliquez sur les trois petits points à droite de la feuille de présence, puis sélectionnez Consulter ou Télécharger.

   

Prendre des notes personnelles

Lorsque vous participez à une réunion, vous avez la possibilité de prendre des notes au niveau de chaque sujet ou sous-sujet de l'ordre du jour. Ces notes sont strictement personnelles et ne sont visibles que par vous.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion que vous animez.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, cliquez sur l’onglet Ordre du jour.

3. Déployez le sujet ou sous-sujet auquel vous souhaitez ajouter des notes.

4. Saisissez vos notes dans le champ dédié à cet effet.

   

   Une fois ajoutées, vos notes personnelles s’enregistrent automatiquement et vous sont disponibles sur toutes vos applications Oodrive Meet (web et mobiles).

Ouvrir et fermer un vote

En tant qu'organisateur d'une réunion, vous avez la possibilité de collecter l'avis des participants sur des sujets divers par le biais d'un vote. Une fois les votes créés, vous pouvez les ouvrir et les fermer à tout moment depuis la vue détaillée de la réunion.

Ouvrir un vote

5. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion que vous animez pour accéder à sa vue détaillée.

6. Consultez les questions de vote depuis l’onglet Informations ou Ordre du jour.

7. Pour ouvrir un vote En préparation, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir le vote à deux reprises pour confirmer son ouverture.

   

Une fois le vote ouvert, les participants de la réunion pourront voter. En tant qu'organisateur, vous avez la possibilité de participer au vote si vous êtes également participant.

Fermer un vote

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion que vous animez pour accéder à sa vue détaillée.

2. Consultez les questions de vote depuis l’onglet Informations ou Ordre du jour.

3. Sélectionnez le vote Ouvert que vous souhaitez clôturer, puis cliquez sur Fermer le vote à deux reprises pour valider la fermeture du vote.

Une fois la session de vote clôturée, les résultats sont figés et les participants ne pourront plus participer. Vous pourrez alors consulter le résultat final du vote.

Clôturer la réunion

Lorsque votre réunion est terminée, vous pouvez changer son statut de Publiée à Terminée afin d'officiellement clôturer la session.

Une fois ce changement effectué, le contenu de la réunion ne sera plus éditable mais vous aurez toujours la possibilité d’ajouter des documents en annexe ou dans un nouveau sujet de l’ordre du jour, notamment si vous souhaitez ajouter un compte-rendu.

1. Depuis la rubrique Réunions, sélectionnez la réunion que vous souhaitez clôturer.

2. Depuis la vue détaillée de la réunion, sélectionnez le statut Terminée.

   

3. Cliquez sur Enregistrer.